Comment créer un bon de livraison ?

Un bon de livraison est un document commercial qui, bien que non obligatoire, constitue un service apprécié par vos clients. Il permet au destinataire de vérifier si toutes les commandes sont présentes, contribuant ainsi à la qualité de la relation client. Cela permet également d’éviter les litiges et de renforcer votre image professionnelle. Voici comment créer un bon de livraison efficace pour vos envois.

Bon de livraison : définition

Le bon de livraison est un document délivré par le fournisseur au client à réception de la commande. Il présente le détail des produits livrés et sert parfois de modèle pour la facture. Juridiquement, le bon de livraison constitue une lettre commerciale.

Bien qu’il ne soit pas obligatoire, le bon de livraison est un gage de confiance pour le client, qui peut ainsi s’assurer que tous les produits commandés sont livrés. S’il manque quelque chose, il peut facilement alerter le fournisseur.

Le bon de livraison n’est pas un document obligatoire mais il rassure le client et constitue un preuve de livraison lorsque celui-ci est remis contre signature.

Pourquoi créer un bon de livraison ?

Bien que non obligatoire, le bon de livraison constitue un excellent moyen d’augmenter la satisfaction client. Il vous permet de :

• Conformité garantie des commandes : Le client peut vérifier si tout est conforme à ce qui a été commandé.
• Renforcer les relations clients : En fournissant un document détaillé et professionnel, vous montrez que vous respectez vos engagements.
• Facilitez les paiements : Le bon de livraison, signé par le client, certifie la réception des produits et peut ainsi faciliter les demandes de paiement et éviter les impayés.
• Améliorer l’image de marque : En incluant votre logo, vous vous assurez que vos clients associent le bon de livraison à votre entreprise.

Bons de livraison et bons d’intervention

Il est important de différencier l’ordre de livraison de l’ordre d’intervention. Le bon de livraison est utilisé pour les marchandises, tandis que l’ordre d’intervention concerne les services.

Les bonnes interventions sont notamment utilisées dans le cadre de travaux, de maintenance ou encore de prestations intellectuelles. Là fiche d’intervention permet de fournir des preuves et un résumé d’une intervention. Ce document comprend le détail de la commande, la description de la mission, les éventuelles anomalies et le matériel utilisé. Lorsque le client signe un ordre d’intervention, il déclare que les travaux ont été réalisés par le prestataire.

Comment créer un bon de livraison ?

Un bon de livraison doit être rédigé de manière claire et structurée. Le bon de livraison présente généralement le même informations requises comme facture mais ne mentionne pas le prix de la marchandise.

1. Structure du bon de livraison

Un bon de livraison est constitué des éléments suivants :

• Numéro de commande ou de livraison : Ce numéro unique permet de suivre les livraisons.
• Liste des produits : Indiquez clairement les produits livrés avec leurs quantités et descriptions.
• La date de livraison : Date à laquelle les produits sont livrés.
• Exigences du produit : Un champ libre où le client peut indiquer le statut de la marchandise reçue.
• Informations Complémentaires : Si la commande est incomplète, mentionnez la prochaine date de livraison et les produits manquants.

Si vous envoyez le bon de livraison par email, indiquez la date de livraison pour informer le client à l’avance.

2. Informations obligatoires sur le bon de livraison

Bien que non réglementé, un bon de livraison doit contenir les informations autoriséesidentifier l’entreprise et garantir une bonne traçabilité de la livraison :

• Nom, adresse, numéro RCS et lieu d’immatriculation de votre société.
• Coordonnées du destinataire (adresse de livraison et adresse de facturation).
• Date de commande, d’expédition et de livraison.
• Détails du produit (description et quantité).
• Informations sur la propriété des marchandises (par exemple « réserve de propriété » le cas échéant).

Si la commande est incomplète, vous pourrez indiquer la prochaine date de livraison et les produits manquants concernés.

Personnalisez le modèle de bon de livraison avec votre logo et des éléments de marque pour renforcer votre identité visuelle.

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Tenue du bon de livraison

Bien que le bon de livraison ait la même valeur juridique qu’une lettre commerciale, il n’est pas nécessaire de le conserver aussi longtemps que la facture (10 ans). Il doit cependant être conservé 6 ans pour garantir la traçabilité des livraisons. Si vous envoyez un bon de livraison électronique, vous pouvez le conserver au format numérique.

Il est recommandé d’établir le bon de livraison en trois exemplaires : un pour le client, un pour l’entreprise et un pour la compagnie d’assurance, comme preuve de livraison.

Cependant, vous n’êtes pas obligé de conserver votre copie sous forme papier. Le bon de livraison doit être en grande partie lisible et peut être conservé sous format numérique.

Lorsque cela est possible, n’hésitez pas conserver vos documents professionnels et juridiques sur vos ordinateurs, cela économise de l’espace de stockage dans vos locaux et vous permet d’accéder à vos données plus rapidement et plus facilement.

L’importance d’un bon de livraison bien rédigé

Créer un bon de livraison complet et professionnel est essentiel pour garantir une bonne expérience client et renforcer votre image de marque. Ce document, bien que facultatif, est un avantage pour toute entreprise souhaite offrir un service impeccable et organiser la livraison efficacement.

Pensez à personnaliser votre bon de livraison, à le conserver correctement et à envisager la version électronique pour simplifier les démarches. N’oubliez pas que ce simple document peut faire une grande différence dans la gestion de vos relations commerciales.