Qu’est-ce qu’un mandat de facturation ?

Si vous établissez régulièrement des factures, il y a mandat de facturation peut simplifier la gestion administrative de votre entreprise. Ce système vous permet de déléguer l’émission des factures à un tiers, vous faisant gagner du temps et réduisant votre charge administrative. Mais est-ce adapté à votre situation ? Découvrez ce qu’est un mandat de facturation et comment l’utiliser correctement.

Qu’est-ce qu’un mandat de facturation ?

Un mandat de facturation est un accord entre deux sociétés : une client et le représentant. Le mandant autorise l’agent à émettre des factures en son nom et pour son compte. Autrement dit, l’entreprise qui fournit les biens ou les services ne s’occupe plus des factures, ce travail a été confié à un tiers.

Ce système est particulièrement utile si vous avez de nombreux clients réguliers ou si vous facturez au forfait. Il vous permet d’automatiser la facturation récurrente et de gagner du temps.

Important : le donneur d’ordre reste responsable des factures émises par les agents. Toute erreur ou omission dans les informations requises engage la responsabilité du directeur.

Obligations légales concernant un mandat de facturation

Le connaissement doit remplir certaines conditions pour être valide. Elle peut être initiée par le mandant ou le mandataire, mais doit répondre aux critères suivants :

• Accord préalable : Le mandat doit être conclu avant la réalisation de la prestation ou du partenariat concerné, et bien entendu avant l’émission des factures.
• Forme écrite : Elle doit être écrite et présentée à l’administration fiscale en cas de contrôle.
• Informations requises : Le mandat doit préciser l’identité des deux parties, leur raison sociale et leur numéro d’identification fiscale. Il doit également indiquer le délai pendant lequel le donneur d’ordre peut contester une facture émise.
• Frais éventuels : Des frais liés à la facturation au titre du mandat peuvent s’appliquer, à condition qu’ils soient clairement indiqués dans le contrat et précisé qui (mandant, mandataire ou client) les paiera.
• Conservation : Le mandat doit être signé par les deux parties et conservé pendant une durée minimale de 10 ans.

Exception : entreprises qui émettent moins de 10 factures par an : mandat tacite et validation possible. Dans ce cas, chaque facture de l’agent doit être approuvée par le mandant (par un cachet ou une signature), une copie doit être fournie et doit comporter la mention « auto-facturation ».

Obligations liées aux factures émises au titre des bons de souscription

Les factures des agents doivent respecter certaines obligations spécifiques :

• Mentionner l’agent : La facture doit clairement indiquer le statut de l’agent, notamment en utilisant le terme « auto-facturation ».
• Copie : Elle doit être établie en double exemplaire, selon les règles fiscales normales. Le directeur en conserve une copie pour sa propre comptabilité.
• TVA : La facture est soumise à la TVA selon les règles fiscales normales applicables au donneur d’ordre.

En général, le commettant est responsable de la validation de la facture émise par l’agent, mais il est essentiel que chaque facture indique clairement qu’elle a été établie par l’agent.

Différents types de factures

Le type de mandat de facturation dépend de la nature de la relation entre le mandant et le mandataire :

• Relation commerciale : Dans ce cas, l’agent est le client du mandant. Le mandat de facturation permet au client d’émettre des factures au nom du fournisseur pour les prestations ou les marchandises reçues. C’est ce qu’on appelle l’autofacturation.
• Sous-traitance : Ici, l’agent est un tiers, souvent un prestataire de services, comme un cabinet d’expertise comptable. L’entreprise se charge d’émettre les factures pour le compte de la société mandante, facilitant ainsi la gestion administrative.

Gagnez du temps grâce au mandat de facturation

Là mandat de facturation peut être une solution efficace pour gagner du temps, surtout si vous avez une charge administrative importante. Cependant, elle n’est pas toujours adaptée à toutes les situations, notamment en raison des coûts potentiels et de la coordination requise entre les parties.

Si vous recherchez une alternative plus simple, vous pouvez utiliser un logiciel de facturation gratuit, comme Facture.net, qui permettrait également de gagner du temps et de simplifier la gestion des devis, des factures et des clients.