Règles de conservation des factures

Il y a un certain nombre de règles à connaître facture à une entreprise. Si vous ne respectez pas ces règles, vous pouvez vous exposer à de lourdes sanctions. En effet, vous devez conserver les factures des fournisseurs et des clients, mais aussi tous les autres documents comptables. Pour organiser tous ces documents, vous devez créer un système d’archives efficace.

Plus Combien de temps pour conserver les factures Et comment devraient-ils être maintenus pour assurer une bonne gestion de la comptabilité de l’entreprise?

Combien de temps avez-vous pour conserver votre facture professionnelle?

En règle générale, le code commercial spécifie que tous les clients et fournisseurs de factures ainsi que les documents d’assistance à l’appui doivent être conservés pendant 10 ans de la dernière opération comptable.

La législation fiscale, en revanche, indique que tous les projets de loi et documents comptables doivent être détenus pendant 6 ans à compter de la date de l’installation ou de la dernière opération qui semble enregistrer la société.

Surtout, il convient de noter que les livres, les comptes comptables et les documents pris en charge doivent être maintenus au moins 10 ans. Que Facture de durée de conservation Garantir la conformité aux exigences juridiques et fiscales.

Plus loin Autres preuves En cas d’audit fiscal.

Lisez également: Quelle est la période de paiement pour une facture?

Dans quel format dans votre magasin Bill?

Il est nécessaire de conserver vos factures professionnelles en France et l’administration fiscale doit y avoir un excellent accès. Pour factureDeux options à votre disposition:

1. Facture au format papier

Pour garder tous vos documents comptables soutenus, vous aurez les archives de manière simple et organisée afin que vous puissiez vous y retrouver facilement. Si votre entreprise finalise de nombreuses transactions et que vous n’avez pas de système d’archives efficace, facture peut devenir rapidement difficile à gérer.

Tu peux absolument Gardez une facture en papier au format électronique. Votre entreprise peut scanner des factures de papier et des archives sur un serveur informatique dans certaines conditions:

• La facture doit être identique à la version papier.
• Le document électronique doit être enregistré dans les versions PDF avec des signatures numériques ou des timbres de serveur conformément au RGS (General Safety Standard).
• La facture électronique doit révéler tout ajout ou modification sur la facture de papier initiale.

Si ces conditions ne sont pas remplies, les documents doivent être conservés au format papier.

2. Facture au format électronique

Il est devenu essentiel et même obligatoire en 2020 de Facture de dématéralisation. La dématéralisation fiscale vous permet de configurer un système de factures entièrement vérifié.

Les factures électroniques doivent être conservées sur un support informatique. Ce dernier doit être en France ou dans un autre État membre de l’UE. Il peut également être dans un pays en dehors de l’UE, à condition qu’il fournisse des garanties équivalentes à celles des États qui sont membres de l’UE concernant l’accès aux données. Dans ce cas, la Société doit informer l’administration fiscale.

Les règles de facture L’électronique pour l’administration fiscale est la suivante:

• Les factures fournies au format électronique doivent être conservées dans le même format pendant une période de 3 ans. Ensuite, la société peut décider de conserver la facture dans le même format électronique ou d’adopter un autre format, comme le format papier pendant 3 ans supplémentaires. La date limite ne fait pas partie de la date de la facture.
• Les factures signées électroniquement doivent être conservées dans leur format d’origine pendant 6 ans.

Toute impression de la facture au cours de cette période de rétention requise est considérée comme une copie de la facture d’origine.

À Conservation électronique des factures Offert dans de nombreux avantages: réduction des coûts, optimisation de l’espace de stockage et meilleur accès aux données.

Sanctions liées à la conformité qui ne sont pas tenues de détenir des factures

Si vous ne respectez pas l’obligation facture Pendant la période requise du code commercial ou de la législation fiscale, vous vous exposez à de lourdes sanctions:

• Non-conservation des factures des clients: pénalités de 50% des factures.
• Non-conservation du fournisseur de factures: rejet de la déduction des frais, entraînant une imposition de bénéfices supplémentaires.
• Absence d’autres documents comptables: rejet comptable, surveillance d’une procédure de redressement par l’administration fiscale. Les avantages de l’entreprise recalculent ensuite la période concernée.

Respectez la politique de conservation du projet de loi pour éviter les sanctions

Il est essentiel de respecter les règles concernant Les périodes de rétention de facturation pour une entreprise. Ces documents doivent être archivés pendant 10 ans, avec un système organisé et facile à trouver. En adoptant de bonnes pratiques, vous fournissez une gestion comptable optimale tout en évitant les sanctions coûteuses de l’administration fiscale.

Votre guide sur la facture